Datenschutzerklärung
HAIZOP GmbH | Datenschutzerklärung für Website, Demo, Plattform und Support | Stand: 30. Juni 2026
1. Verantwortlicher und Kontakt
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist die HAIZOP GmbH, Tschaikowskistraße 21, 04105 Leipzig, Deutschland, E-Mail: info@haizop.de, Telefon: +49 1512 4155887.
Datenschutzanfragen können über die im Impressum angegebenen allgemeinen Kontaktdaten der HAIZOP GmbH gestellt werden. Ein gesonderter Datenschutzkontakt ist derzeit nicht benannt. Sicherheitsrelevante Hinweise können an security@haizop.de gerichtet werden.
2. Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung gilt für die öffentliche HAIZOP-Website, Kontakt- und Demoformulare, den Demo-/Login-Bereich, Plattformaccounts, Support- und Sicherheitskommunikation sowie Zahlungs- und Abrechnungsprozesse, soweit HAIZOP hierfür datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist.
Soweit HAIZOP personenbezogene Daten im Auftrag eines Kunden innerhalb der HAIZOP-Plattform verarbeitet, gilt ergänzend der mit dem Kunden abgeschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag. Für die Zwecke und Mittel dieser Auftragsverarbeitung ist grundsätzlich der jeweilige Kunde verantwortlich.
3. Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Verträge, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, auf Grundlage berechtigter Interessen an Betrieb, Sicherheit, Kommunikation, Missbrauchsvermeidung und Nachweisführung sowie, soweit erforderlich, auf Grundlage einer Einwilligung.
Für technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speicherungen auf Endgeräten stützen wir uns auf die gesetzlichen Ausnahmen für unbedingt erforderliche Vorgänge. Optionale Analyse-, Marketing- oder Trackingtechnologien setzen wir nur ein, wenn die dafür erforderliche Einwilligung vorliegt.
4. Websiteaufruf, Protokolldaten und technisch notwendige Cookies
Beim Aufruf der Website können technische Zugriffsdaten verarbeitet werden, etwa IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser-/Geräteinformationen und technische Sicherheitsereignisse. Die Verarbeitung dient dem sicheren Betrieb, der Fehleranalyse, der Missbrauchsvermeidung und der technischen Bereitstellung der Website.
Nach aktuellem technischen Stand werden nur technisch notwendige Cookies oder vergleichbarer Browser-Speicher eingesetzt, insbesondere für Session, CSRF-Schutz, Authentifizierungs-/Callback-Prozesse, SAML-Relay, Sprache sowie UI- und Workflow-Präferenzen. Nach aktueller technischer Prüfung werden keine Analytics-, Marketing-, Pixel-, Heatmap-, Session-Recording-, Live-Chat-, Newsletter- oder vergleichbaren Tracking-Tools eingesetzt.
5. Kontaktformular und Demoanfragen
Wenn Sie das Kontakt- oder Demoformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten, insbesondere Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, Rolle, Branche, Anlagentyp und Nachricht. Technisch können Sprache, Seiten-URL, Demo-Referenz und User-Agent hinzukommen.
Der aktuelle technische Datenfluss lautet: Browser zur HAIZOP-Anwendung, Speicherung als DemoRequest in der HAIZOP-Datenbank, gegebenenfalls Erstellung eines Helpdesk-Tickets in haizop.odoo.com sowie interne Benachrichtigung und Bestätigung per Google Workspace/Gmail SMTP. Bei Demoanfragen wird nach aktuellem Stand kein externer Odoo-Portalnutzer automatisch angelegt; eine Demo- oder Kundenfreigabe erfolgt manuell.
Kontakt- und Demoanfragen speichern wir, solange dies zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich ist. Kommt kein Vertragsverhältnis zustande, speichern wir die Anfrage nach Abschluss der Bearbeitung regelmäßig bis zu 12 Monate, soweit keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Nachweisinteressen bestehen.
6. Demo, Login und Plattformaccount
Für Demo-, Login- und Plattformaccounts verarbeiten wir insbesondere Identitäts- und Kontaktdaten, Organisationszuordnung, Rollen- und Berechtigungsinformationen, Authentifizierungsdaten, Sitzungsdaten, Sicherheits- und Login-Protokolle sowie Nutzungs- und Administrationsereignisse. Diese Verarbeitung dient der Bereitstellung, Absicherung und Verwaltung des jeweiligen Zugangs.
Zum 01.07.2026 ist nach aktueller Launch-Entscheidung nur eine Demo mit Demodaten vorgesehen. Echte Kundendaten sollen erst verarbeitet werden, sobald ein Kunde ein Lizenzmodell bucht und die dafür erforderlichen Vertrags- und Datenschutzdokumente einbezogen sind. Personenbezogene Daten der Demoanfragenden und Nutzer, insbesondere Name, E-Mail-Adresse und Login-Daten, werden bereits im Demozeitraum verarbeitet.
7. Nutzung der HAIZOP-Plattform durch zahlende Kunden
Bei zahlenden Kunden verarbeitet HAIZOP Vertrags-, Organisations-, Nutzer-, Support-, Sicherheits-, Abrechnungs- und Kommunikationsdaten als Verantwortlicher, soweit diese Daten zur Vertragsdurchführung, Kundenverwaltung, Abrechnung, Sicherheit oder Nachweisführung erforderlich sind.
Projekt-, Anlagen-, Dokumenten-, HAZOP-, Stoff-, P&ID-, Prompt-, Output- und sonstige Kundendaten werden, soweit sie personenbezogene Daten enthalten und im Auftrag des Kunden verarbeitet werden, nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags verarbeitet. Einzelheiten zu technischen und organisatorischen Maßnahmen, Unterauftragnehmern, Drittlandbezügen, Protokollierung, Backup, Rückgabe und Löschung ergeben sich aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag und der Datenschutz- und Sicherheitsanlage.
8. KI-gestützte Funktionen
Die HAIZOP-Plattform enthält KI-gestützte Funktionen, insbesondere zur Analyse hochgeladener Dokumente, zur P&ID-/R&I-Analyse, zur HAZOP-Unterstützung und für Chatbot-Funktionen. Dabei können Kundeneingaben, Dokumentenausschnitte, Prompts, Outputs, technische Metadaten und Fehler-/Statusinformationen verarbeitet werden.
Kundendaten, Kundendokumente, Prompts, Eingaben, Ausgaben und sonstige Kundeninhalte werden von HAIZOP nicht zum Training, Re-Training, Fine-Tuning oder zur Verbesserung von KI-Grundmodellen verwendet, sofern keine gesonderte ausdrückliche Vereinbarung besteht.
Für produktive KI-Inferenz ist nach aktuellem Stand Google Cloud Vertex AI / Google Gemini über Google Cloud vorgesehen. Die Vertex-AI-/Gemini-Location ist nach aktueller technischer Bestätigung eu. Google Document AI wird nach aktueller technischer Bestätigung nicht genutzt.
9. Support, Helpdesk und Odoo
Für Demo-, Kontakt-, CRM-, Support- und Ticketprozesse kann HAIZOP Odoo unter haizop.odoo.com einsetzen. Verarbeitet werden können insbesondere Betreff, Beschreibung oder Nachricht, Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Kategorie oder Schweregrad, Seiten-URL, User-Agent und gegebenenfalls vom Nutzer übermittelte Anhänge. Eine allgemeine Spiegelung von Plattform- oder Projektdaten nach Odoo findet nach aktuellem Stand nicht statt.
Der Odoo-Vertrag wird durch HAIZOP geführt; HAIZOP ist Vertragspartner und Rechnungsempfänger. Nach aktueller technischer Auskunft ist die Region EU-West3 / Europa.
10. Zahlungs- und Abrechnungsprozesse
Für Zahlungs- und Abrechnungsprozesse kann HAIZOP Stripe Payments Europe Ltd. einsetzen. An Stripe können insbesondere Organisationsname, interne Organisations-ID, Rechnungs-E-Mail, Rechnungsanschrift, USt-/Tax-ID, ausgewählter Plan, Preis, Laufzeitmodell, Betrag, Währung, Preisbuchversion, Checkout-, Subscription-, Payment- und Invoice-IDs, Zahlungsstatus sowie technische Success-/Cancel-URLs übermittelt werden.
HAIZOP speichert keine vollständigen Kartennummern, CVCs oder Bankzugangsdaten. Stripe Checkout kann Kartenzahlung und SEPA-Lastschrift unterstützen, soweit diese Zahlungsarten im Bestellprozess freigeschaltet sind. Rechnung/Überweisung wird nicht als In-App-Standardzahlungsweg angeboten. PayPal ist nicht als angebotener Standardzahlungsweg vorgesehen.
11. E-Mail-Kommunikation und Google-Dienste
Für Vertrags-, System-, Support- und Kommunikationsprozesse kann HAIZOP Google Workspace und Gmail SMTP einsetzen. Für Plattformbetrieb, Speicher-, Datenbank-, Sicherheits-, Monitoring- und KI-Prozesse werden Google-Cloud-Dienste eingesetzt. Zentrale produktive Plattformkomponenten werden nach aktueller technischer Bestätigung in der Google-Cloud-Region europe-west3, Frankfurt am Main, Deutschland, betrieben, soweit der jeweilige Dienst und die konkrete Konfiguration dies unterstützen.
Die Vertex-AI-/Gemini-Location ist nach aktueller technischer Bestätigung eu. Für produktive Backups besteht nach aktueller technischer Bestätigung ein dedizierter Google-Cloud-Storage-Backup-Bucket in der Region europe-west3. Google-Vertrags- und Transfergrundlagen richten sich nach den jeweils einschlägigen Google-Vertragsbedingungen und der Datenschutz- und Sicherheitsanlage.
12. Empfänger, Dienstleister und Drittlandbezüge
Personenbezogene Daten können an technische Dienstleister, Hosting- und Cloudanbieter, Kommunikations- und E-Mail-Dienste, CRM-/Helpdesk-Dienste, Zahlungsdienstleister, Steuerberater, Rechtsberater, Banken und Behörden übermittelt werden, soweit dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.
Drittlandbezüge können sich insbesondere aus Google-Vertrags- und Supportstrukturen, Google-Subprozessoren, Google Workspace / Gmail SMTP, Google Vertex AI / Gemini sowie aus autorisierten technischen Support-, Entwicklungs-, Betriebs- oder Administrationszugriffen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ergeben.
Ein namentlich eingebundener technischer Dienstleister mit Sitz in Guatemala kann, soweit erforderlich, für Entwicklung, Betrieb, Support, Sicherheit, Fehleranalyse oder Unterstützung bei Sicherheitsvorfällen Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten. Ein solcher Zugriff erfolgt nur nach dokumentierten Vorgaben von HAIZOP, auf Grundlage der vorgesehenen vertraglichen und technischen Schutzmaßnahmen, einschließlich Standardvertragsklauseln, Transferprüfung und Zugriffsmatrix, soweit erforderlich.
13. Speicherdauer und Löschung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist, gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder berechtigte Nachweis-, Sicherheits- oder Rechtsverfolgungsinteressen entgegenstehen.
Für Vertrags- und Abrechnungsdaten gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Für aktive Kundendaten sieht der aktuelle Vertragsstand ein 90-tägiges Exportfenster und anschließend eine Löschung aktiver Kundendaten grundsätzlich innerhalb von 90 Kalendertagen nach Vertragsende vor, soweit keine entgegenstehenden Gründe bestehen. Sicherungskopien werden nach den dokumentierten Backup- und Löschzyklen gelöscht, überschrieben oder außer Betrieb genommen; nach aktueller technischer Bestätigung wird hierfür ein dedizierter Google-Cloud-Storage-Backup-Bucket in der Region europe-west3 eingesetzt.
Kontakt- und Demoanfragen ohne anschließendes Vertragsverhältnis speichern wir nach Abschluss der Bearbeitung regelmäßig bis zu 12 Monate. Supporttickets speichern wir regelmäßig bis zu 3 Jahre. Security- und Incident-Tickets speichern wir regelmäßig bis zu 3 Jahre; technische Security-Events können bis zu 365 Tage und Audit- oder Nachweisdaten bis zu 10 Jahre gespeichert werden. Technische Standardlogs werden nach aktueller Konfiguration grundsätzlich 30 Tage gespeichert; erforderliche Systemlogs können bis zu 400 Tage gespeichert werden. KI-Telemetrie wird regelmäßig bis zu 365 Tage gespeichert; Debug- und Fehlerdetails werden regelmäßig bis zu 30 Tage gespeichert. Webhook-Logs werden regelmäßig bis zu 30 Tage oder auf die letzten 200 Einträge je Endpoint begrenzt. Backup-Daten werden nach aktuellem technischen Stand grundsätzlich 30 Tage vorgehalten; Backup- und Restore-Nachweise können bis zu 10 Jahre gespeichert werden. Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten speichern wir im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten regelmäßig bis zu 10 Jahre.
14. Ihre Rechte
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig kann insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes Sachsen sein.
15. Keine ausschließlich automatisierte Entscheidung
HAIZOP trifft gegenüber Websitebesuchern, Demoanfragenden oder Plattformnutzern keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung. KI-gestützte Plattformfunktionen dienen der Assistenz und Dokumentationsunterstützung; fachliche Prüfungen und Entscheidungen verbleiben bei den hierfür zuständigen Personen.
16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Website, Plattform, Dienste, technischen Prozesse oder rechtlichen Anforderungen ändern. Maßgeblich ist die jeweils veröffentlichte Fassung.